RI&E, thuiswerken en het wettelijke kader  

Auteur: Porto Franco, tri-plus

Sinds het uitbreken van Corona is het thuiswerken aanzienlijk toegenomen en gemeengoed geworden. Sterker nog, uit meerdere onderzoeken blijkt dat thuiswerken de nieuwe norm is. Wellicht niet in de mate waarin het nu (anno april 2021) plaatsvindt en het is uiteraard niet in iedere functie mogelijk, maar terug naar de situatie van voor de pandemie lijkt onwaarschijnlijk.

Waarom dit blog?

In dit korte blog ga ik in op het wettelijke kader in relatie tot thuiswerken. Het zijn handvatten die je als Arbo-professional kunt gebruiken om thuiswerkbeleid vanuit een juridisch perspectief te onderbouwen. Om het niet al te theoretisch te maken eindigen we met een aantal praktische tips.

Eerst even algemeen over de risico-inventarisatie en -evaluatie. 

Bij het voeren van het arbeidsomstandighedenbeleid legt de werkgever in een inventarisatie en evaluatie schriftelijk vast welke risico’s arbeid voor de werknemers met zich mee brengt.  Deze risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) bevat tevens een beschrijving van de gevaren en de risico-beperkende maatregelen. Ook wordt er ingegaan op de risico’s voor bijzondere categorieën van werknemers.

Psychosociale arbeidsbelasting.

Een onderdeel van de inventarisatie van de risico’s zijn gelinkt aan psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Met psychosociale arbeidsbelasting bedoelen we alle factoren in de arbeidssituatie die stress kunnen veroorzaken. De werkgever moet vervolgens maatregelen nemen om deze risico’s te minimaliseren, bijvoorbeeld door het verlagen van de werkdruk. Dit geldt dus ook voor thuiswerken wat sinds de pandemie actueler is dan ooit.

Dan de wettelijke basis.

We starten uiteraard met het artikel 658 boek 7 uit het Burgerlijk Wetboek. Dit zogenaamde kapstokartikel gaat in op de zorgplicht van werkgevers om de veiligheid van werknemers te garanderen.

Dezelfde generieke benadering tref je aan in artikel 611 boek 7 uit het Burgerlijk Wetboek; “de werkgever en de werknemer zijn verplicht zich als een goed werkgever en een goed werknemer te gedragen.” 

Het basisartikel uit de Arbowet is artikel 5 waarin de verplichting van de werkgever wordt beschreven ten aanzien van de risico inventarisatie en evaluatie. In dit artikel wordt er overigens weer indirect verwezen naar artikel 658 boek 7 (zorgplicht).

De specifiekere artikelen ten aanzien van thuiswerken.

In het Arbobesluit artikel 1.43 tot en met 1.53 zijn regels opgenomen voor ‘plaats onafhankelijke arbeid’. Thuiswerken valt hier ook onder.

Bepalingen over de eisen die worden gesteld aan beeldschermarbeid zijn opgenomen in het Arbobesluit (artikelen 5.4 en 5.7 tot en met 5.12) en in de Arboregeling (artikelen 5.1 tot en met 5.3).

Tot zover het onder de aandacht brengen van de droge artikelen.

Mooi dat er in wet- en regelgeving het één en ander is omschreven. Maar hoe vertaal je dat in praktische maatregelen, zodat de werkplekken thuis voldoen aan de ergonomische eisen en de risico’s op een hogere psychologische arbeidsbelasting beperkt worden? Een aantal praktische tips op een rij:

  • organiseer voorlichting en instructie specifiek gericht op thuiswerken. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van een e-learning. Zo voldoe je ook aan de wettelijke eisen ten aanzien van voorlichting en instructie;
  • zorg dat medewerkers over de noodzakelijke voorzieningen kunnen beschikken. Dat kan gaan om een laptopstandaard, een los toetsenbord en/of een muis. Soms is meer nodig, zoals een beeldscherm of soms een bureaustoel en een werkblad. Er zijn hier vanzelfsprekend kosten aan verbonden, maar deze zijn te verantwoorden als je dit afzet tegen een dag extra verzuim. Leg wel duidelijk vast dat deze voorzieningen noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het werk volgens de geldende regels. Zo voorkom je problemen met de Werkkostenregeling van de Belastingdienst;
  • creëer ruimte voor informele contacten en faciliteer hier zo goed mogelijk in. Medewerkers die voornamelijk thuiswerken lopen het risico dat ze geïsoleerd raken. Sommige bedrijven organiseren virtuele vrijdagmiddagborrels. Er zijn ook voorbeelden dat er dagelijks een virtueel ‘koffiemoment’ wordt gehouden;
  • virtueel vergaderen is inspannend. De vergaderingen verlopen effectiever als je ze regelmatig voor een periode van 10 tot 15 minuten onderbreekt. Het is ook slim om medewerkers te adviseren om tussen twee beeldschermafspraken een kwartier ‘rust’ te nemen en wat anders te gaan doen.
  • maak afspraken over bereikbaarheid van medewerkers. Beperk de periode dat collega’s en klanten mogen verwachten dat men snel op berichten reageert.
  • werken vanuit huis kan betekenen dat werk en privé door elkaar gaan lopen. Soms ervaren mensen dat als een extra belasting. Stimuleer dat leidinggevenden in gesprekken met medewerkers aandacht besteden aan persoonlijke belastbaarheid en leefgewoonten.
  • het is tenslotte van belang om alle bevindingen goed vast te leggen, te classificeren en de opvolging van de actiepunten te borgen;